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MANUAL DE POLÍTICAS Y MANEJO DE INFORMACIÓN PERSONAL
PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S.
N.I.T. 1121206254-1
RESPONSABLE: PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A:S
Dirección; CARRERA 6 # 183 - 80 – BOGOTÁ, COLOMBIA
Teléfono (57) 302 400 1505
Correo electrónico: info@ptcol.com
Versión de enero de 2022
El Manual de Políticas y Manejo de Información Personal de PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S. surge como respuesta a la necesidad de dar cumplimiento a lo ordenado por los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, estatutaria del Sistema de Protección de Datos Personales, así como de las normas reglamentarias y de la Sentencia C-748 de 2011.
Con este nombre se conoce al conjunto de principios, reglas e instituciones determinado por la Ley para garantizar la efectividad del derecho fundamental de habeas data de los ciudadanos, cuyo objeto es asegurar el poder de decisión y el control que tienen los ciudadanos sobre la información que permita individualizarlos, concretamente sus datos personales, el tratamiento y destino que se les da a los mismos. El sistema está compuesto por normas constitucionales, legales, reglamentarias, jurisprudencia de la Corte Constitucional e instituciones como la Delegatura de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio y la Superintendencia Financiera.
La Ley 1581 de 2012, establece el marco general de la actividad de captura y tratamiento de datos, así como de los derechos derivados al conocimiento, corrección, supresión, y los demás listados en ella.
Los destinatarios de esta regulación son todas las personas, naturales y jurídicas, que operen bases de datos que contengan información que permita individualizar a una persona, es decir, que tengan datos personales.
En este sentido, todas las empresas, en especial las que manejan bases de datos, están obligadas a adaptar sus procedimientos a la nueva regulación, toda vez que en su operación diaria ejecutan actividades que implican “tratamiento” de datos personales, como lo define la Ley.
Este manual es una herramienta vinculante establecida por PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S; para resguardar los derechos de los Titulares de datos personales que hayan proveído o provean información a esta empresa que permita individualizarlos. La información que sea capturada en aplicación de este manual será tratada con los más altos estándares de profesionalismo y diligencia, para asegurar a las personas naturales y también a las personas jurídicas cuyos datos obran en nuestras bases de datos la integridad de su información y la eficacia de sus derechos.
El presente manual tiene por objeto definir las políticas y procedimientos que debe seguir PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, con respecto al manejo de la información personal en observancia de los planteamientos constitucionales, legales y jurisprudenciales de Colombia.
El Manual contiene etapas, documentos, obligaciones instrucciones, controles y garantías que gobernarán el desarrollo de las actividades de PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, en materia de captura y tratamiento de información personal.
En ese sentido, el Manual busca detallar los procesos a agotar, con el fin de constituir una herramienta de conocimiento y consulta para los trabajadores de PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, en el ejercicio de las funciones que involucren el manejo de datos personales.
Para efectos de este Manual, PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, actuará como RESPONSABLE y las dependencias de la empresa que se encarguen de manipular, actualizar, administrar, en general, hacer tratamiento directo de los datos o que tengan acceso a ellos, serán los ENCARGADOS. La individualización de los ENCARGADOS depende del manual de funciones de la empresa.
Por disposición legal y para lograr la protección de la información personal que PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, tenga o llegue a tener, las siguientes palabras tendrán los significados que se indican:
En virtud del Tratamiento de los Datos Personales, PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, aplicará los siguientes principios, los cuales constituyen las reglas de la recolección, autorización, tratamiento, almacenamiento, transferencia y transmisión de datos personales:
Los datos personales que sean tratados por PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, responderán al siguiente procedimiento:
PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, realizará la recolección de datos directamente de su Titular y con el consentimiento previo, expreso e informado del mismo.
De acuerdo con la naturaleza de PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, se podrá recolectar la información por los siguientes mecanismos:
Entre las mismas sedes de PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, podrá haber intercambio de datos, el cual deberá estar previamente autorizado por el Titular.
En el caso de los datos que PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, tenga en sus bases de datos antes de la entrada en vigencia de la Ley, se obliga a solicitar autorización a su Titular para continuar con el Tratamiento de sus datos a través de correo electrónico o cualquier otro medio útil y del que quede soporte. Si en el término de treinta (30) días siguientes a la comunicación PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, no recibe del Titular la orden de suprimir sus datos, PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S podrá seguir utilizando la información. En todo caso, en dicho correo electrónico o en la comunicación de que se trate, PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, advertirá al titular que puede solicitar la supresión o modificación de sus datos en cualquier momento.
PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, solicitará del Titular de los datos personales, su autorización previa expresa e informada, para poder proceder con el Tratamiento de los mismos. (Anexo No. 1)
La autorización deberá ser manifestada por escrito, en medio físico o magnético (correo electrónico, formatos estructurados de las páginas web, etc.), telefónicamente (por grabación) siempre y cuando pueda ser objeto de consulta posterior a través del diligenciamiento de un formato de consentimiento, el cual deberá contener, por lo menos, lo siguiente:
Se entenderá que el Titular ha dado su autorización a PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, para el Tratamiento de la información personal, cuando de manera voluntaria la entregue a PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, por cualquier medio, sin perjuicio del deber de informar el uso que se dará a la misma.
El Titular de la información, en cualquier momento y sin restricciones, podrá solicitar a PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, a través de documento escrito o por el medio habilitado por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento siempre y cuando se pueda mantener prueba de está, la información sobre los datos personales que maneje en sus bases de datos.
La información solicitada podrá consistir en consultas, actualización, rectificación o supresión de la información personal y quien haga la solicitud, deberá indicar clara y expresamente cuál es la información personal objeto de la consulta, actualización, rectificación o supresión.
La comunicación la deberá dirigir el Titular a la persona que PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, ha designado para tal fin, cuya información se hará conocer al Titular cuando se solicite su autorización para el Tratamiento de los datos. PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, garantizará la existencia de un canal habilitado siempre para recibir esta clase de solicitudes.
Una vez recibida la solicitud, PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, cuenta con un término de diez (10) días hábiles para resolver la consulta a través del correo electrónico suministrado por el Titular y en ausencia de éste a su dirección física.
Cuando por cualquier motivo a PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, no le fuere posible atender la solicitud dentro de los diez (10) días hábiles, se informará al Titular, expresando las razones de la demora. En todo caso, la respuesta no podrá tardar más de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando la solicitud sea presentada por persona diferente del Titular, el solicitante deberá acreditar su calidad. Las personas diferentes del Titular, que están autorizadas por Ley para hacer solicitudes son:
En cuanto a la supresión de los datos personales, PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, advierte que la misma se hará de conformidad con las indicaciones del Titular, que podrá consistir en la eliminación total o parcial de la información, sin embargo se advierte que la supresión no es un derecho absoluto y que por lo tanto PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, puede negarla en los siguientes casos:
En el término de un (1) mes, contado a partir de la expedición de este Manual, PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, deberá enviar una comunicación, a través del medio que usualmente utilizan en el curso ordinario de su interacción del que quede soporte, a los Titulares de la información personal, informando de la existencia de este Manual, el cual deberá contener, como mínimo:
En desarrollo del principio de seguridad, PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Para ello establecerá el protocolo de seguridad interno, el cual divulgará y será de obligatorio cumplimiento para todos los trabajadores de PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S.
Cuando el Titular de la información personal advierta un indebido o incorrecto uso de sus datos por parte de PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, podrá presentar una reclamación formal por escrito bien sea por medio físico o por correo electrónico a la empresa, la cual deberá contener, por lo menos lo siguiente:
De acuerdo con el Art. 15 de la Ley 1581 de 2012, PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, cuenta con un término de quince (15) días hábiles a partir del día siguiente de su recibo para resolver la consulta a través del medio que indicó el Titular en su reclamo.
Cuando por cualquier motivo a PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S no le fuere posible atender el reclamo dentro de los quince (15) días hábiles, se informará al Titular, expresando las razones de la demora. En todo caso, la respuesta no podrá tardar más de cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación a que se hace referencia.
Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Los datos personales que PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, recolecte y trate, se utilizarán para:
PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes y sus reglamentos.
De acuerdo con el Art. 25 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único 1074 de 2015 PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, procederá con el registro de sus bases de datos y este Manual en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Para todos los fines del presente Manual, PTCOL - PORTUGUÊS NA COLÔMBIA S.A.S, ha designado al Área de Desarrollo, como Encargado Principal del Tratamiento de la Información, cuyos datos de contacto son:
Cargo: Director de Desarrollo
Dirección: CRA. 6 # 183 - 80 – BOGOTÁ, COLOMBIA
Teléfono: (57) 302 400 1505
Correo electrónico: info@ptcol.com
Página web: www.ptcol.com
El presente Manual rige a partir del 1 de septiembre de 2013 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar previamente, y estará vigente hasta el momento en que expresamente se revoque o se modifique.
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